各自治会長より85歳以上の方の人数報告を受けて、椿井小学校低学年自動作成の絵手紙と折り紙教室での鶴亀を同封した御祝品を用意します。
その町の担当の民生委員から自治会長宅へ届けて頂く。自治会長には提出された名簿返却。祝品を配布して頂くことにより個人情報の問題も無くなる。

自治会長の変更により民生委員と担当町が繋がっていない現状を把握し、解決策としてこの方法を取り以後は良い方向に向っている。